Laporan dan Pengambilan Keputusan

Tujuan adanya sistem informasi adalah untuk mengolah data menjadi informasi. Laporan adalah salah satu alat untuk menyampaikan informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi. Berbagai bentuk laporan dapat dijumpai dalam suatu perusahaan.

Laporan Yang Mendukung Operasi

Laporan operasional menggambarkan keadaan sekarang dari suatu kegiatan (operasi). Informasi yang ada dalam laporan didapat dari kegiatan sehari-hari yang terjadi dalam perusahaan.

     Sebagai contoh, manajer produksi akan menggunakan daftar pesanan untuk membuat jadwal produksi mingguan dan merupakan tugas dari SI untuk menyampaikan informasi pesanan yang diterima kepada bagian produksi.

     Meskipun tujuan utama laporan operasional adalah untuk mendukung kegiatan operasional, tapi beberapa laporan juga digunakan untuk mendukung perencanaan. Contoh, suatu laporan penjualan dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat suatu forecast penjualan dan akhirnya dapat digunakan sebagai dasar membuat perencanaan produksi.

Laporan Yang Mendukung Perencanaan

Laporan Perencanaan membantu manajer dalam perencanaan dan pembuatan keputusan yang berorientasi masa datang. Pada umumnya laporan ini berbentuk anggaran dan ramalan (forecast).

Laporan Yang Mendukung Pengawasan

Laporan ini membantu meyakinkan manajer bahwa kegiatan operasi perusahaan berjalan sesuai rencana. Laporan Pengawasan membantu mengontrol pengumpulan dan penggunaan sumberdaya melalui pembandingan antara aktual dengan standar.

PERTIMBANGAN DALAM PEMBUATAN LAPORAN

     Dalam pembuatan laporan yang baik beberapa hal di bawah ini harus dipenuhi, yaitu :

1.   Relevansi (berhubungan), yaitu bahwa setiap informasi yang diberikan harus dapat mempengaruhi keputusan yang dibuat.

2.   Ringkas, yaitu bahwa laporan hanya berisi data-data yang diperlukan saja.

3.   Lingkup yang memadai, artinya bahwa laporan tersebut berkaitan dengan luasnya tanggung jawab seorang manajer.

4.   Dapat dimengerti

5.   Keterkaitan waktu, artinya bahwa laporan dapat tersedia setiap waktu.

6.   Keandalan (reliability)

SISTEM PELAPORAN

Ada dua jenis pembagian sistem pelaporan. Pembagian secara umum membedakan dua jenis sistem pelaporan, yaitu Sistem Pelaporan Horisontal dan Sistem Pelaporan Vertikal. Sedangkan pembagian sistem pelaporan secara khusus membedakan 4 jenis sistem pelaporan, yaitu Sistem Pelaporan Akuntansi Keuangan, Sistem Pelaporan Akuntansi Biaya, Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban, dan Sistem Pelaporan Profitabilitas.

Sistem Pelaporan Horisontal

     Sistem ini menghubungkan semua kegiatan operasional di dalam fungsi-fungsi operasi dan menciptakan berbagai analisa, kesimpulan, dan proyeksi (ramalan).

     Suatu contoh yang baik dari sistem horisontal dapat digambarkan dengan melihat hubungan antara order (pesanan), produksi, pengiriman dan penagihan. Ketika order diterima, informasi dikirim ke bagian produksi untuk dibuat jadwal produksi. Setelah selesai produksi, barang dikirim ke bagian pengiriman untuk diserahkan ke pelanggan. Bagian pengiriman kemudian memberikan informasi mengenai barang yang dikirim ke bagian penagihan untuk dibuat faktur.

Sistem Pelaporan Vertikal

     Sistem ini menghubungkan semua tingkatan manajerial dalam suatu struktur organisasi perusahaan. Sistem pelaporan vertikal yang efektif akan menyaring dan meringkas informasi yang ada dalam laporan sesuai dengan tingkatan manajerial.

Sistem Pelaporan Akuntansi Biaya

Sistem ini sangat erat kaitannya dengan sistem pelaporan akuntansi keuangan, bahwa sistem ini menyajikan perhitungan biaya (harga pokok penjualan) suatu produk yang akan digunakan dalam sistem pelaporan akuntansi keuangan.

     Untuk menghasilkan laporan biaya, kita harus mengetahui mengenai jenis sistem akuntansi biaya, yaitu job order costing dan process costing.

     Sistem akuntansi biaya yang efektif dapat sangat bermanfaat dalam menghasilkan laporan yang berguna bagi manajer. Selain itu sistem akuntansi biaya yang baik akan memungkinkan perusahaan menghasilkan laporan yang menunjukkan profitabilitas untuk pekerjaan yang telah diselesaikan.

Sistem Pelaporan Akuntansi Keuangan

     Sistem ini menghasilkan laporan keuangan berdasarkan data-data transaksi yang dikumpulkan dan diproses oleh bagian pembukuan.

Pada umumnya laporan yang dihasilkan sistem ini diperuntukkan bagi pihak ekstern perusahaan dan isi dari laporan tersebut ringkas. Tapi tidak menutup kemungkinan bagi pihak intern perusahaan untuk menggunakan laporan yang dihasilkan oleh sistem ini (dengan beberapa penyesuaian tentunya).

     Terdapat perbedaan antara laporan yang diberikan bagi pihak ekstern dengan pihak intern, pertama, bahwa laporan yang ditujukan bagi pihak intern lebih detail/rinci dibandingkan dengan laporan yang diperuntukkan bagi pihak ekstern, kedua, laporan yang diperuntukkan bagi pihak intern tidak terikat kepada prosedur standar (prinsip-prinsip akuntansi) sedangkan laporan yang diperuntukkan bagi pihak ekstern harus memenuhi syarat-syarat akuntansi yang lazim, ketiga, biasanya laporan yang diberikan kepada pihak intern bertujuan untuk kegiatan perencanaan dan kontrol manajerial.

Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban

     Konsep yang mendasari sistem ini adalah bahwa setiap informasi yang dihasilkan harus dapat ditelusuri untuk diminta pertanggungjawabannya. Jika terdapat suatu kesalahan atau penyimpangan akan dapat dengan mudah untuk menelusuri siapa yang bertanggungjawab terhadap penyimpangan tersebut.

     Pada intinya sistem ini menghasilkan sekumpulan laporan yang saling berhubungan  yang disiapkan oleh manajer dari berbagai pusat pertanggungjawaban.

     Laporan pertanggungjawaban yang efektif harus dapat menelusuri suatu inefisiensi sampai kepada komponen individu dan memotivasi manajer yang memegang tanggungjawab untuk melakukan koreksi. 

Sistem Pelaporan Profitabilitas

     Dalam sistem ini, konsep yang mendasari adalah perencanaan laba, dimana suatu organisasi dipandang sebagai kelompok-kelompok pusat laba (profit centre). Rencana perolehan laba ditetapkan berdasarkan masing-masing profit centre. Profit centre tersebut dapat berupa divisi ataupun produk yang dijual perusahaan. Pembagian profit centre tersebut memungkinkan perusahaan untuk mengukur kinerja dari masing-masing kelompok dan melakukan analisa terhadap kelompok tersebut.

     Dari penjelasan di atas terlihat bahwa sistem pelaporan profitabilitas tidak hanya bermanfaat sebagai alat perencanaan laba, tapi juga dapat digunakan sebagai alat evaluasi. Keunggulan lain yang dapat kita lihat bahwa masing-masing manajer dapat melihat kontribusi masing-masing unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Tujuan akhir dibuat suatu laporan adalah supaya orang yang menerima laporan dapat membuat keputusan secara tepat. Sebagian besar waktu yang tersedia pada seorang manajer adalah untuk melakukan pengambilan keputusan, Oleh karena itu sangat penting untuk mempelajari proses pengambilan keputusan secara rinci.

     Pengambilan keputusan pada dasarnya adalah suatu proses, proses tersebut terdiri dari enam tahap sistematis yang biasa dilakukan oleh seorang manajer, yaitu :

1.  Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah

2.  Menentukan alternatif tindakan

3.  Mengevaluasi tindakan yang mungkin

4.  Memilih alternatif tindakan terbaik

5.  Melaksanakan alternatif tindakan yang dipilih

6.  Melakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan kontrol.      

Klasifikasi	Bentuk	Contoh
Tujuan	-          Perencanaan -          Pengendalian -          Operasional -          Pemerintah -          Pemegang Saham	Anggaran Operasional Analisa Penyimpangan Biaya Laporan status pesanan Laporan pajak penghasilan Laporan tahunan
Jangka Waktu	-          Jangka Panjang -          Jangka Pendek -          Historis	Ramalan Penjualan 2 tahun Ramalan Penjualan 1 bulan Laporan cash flows
Cakupan	-          Perusahaan -          Divisi -          Departemen	Neraca Income Statement Divisi A Anggaran untuk Dept. X
Kemunculan	-          Permintaan -          Periodik -          Kejadian	Laporan Penjual Terbaik Laporan produksi mingguan Laporan kerusakan mesin
Fungsi organisasi	-          Produksi -          Penjualan -          Keuangan -          Persediaan -          SDM	Laporan biaya produksi Laporan penjualan Laporan umur piutang Laporan jumlah back-order Laporan kinerja karyawan
Bentuk Laporan	-          Grafik -          Narasi -          Tabel
Isi	-          Singkat -          Rinci	Lap. Penerimaan kas harian Daftar pengeluaran kas